翻訳ではなく「英語圏のビジネスメール」を書かせるのがコツ。
英文メールでやりがちなのは、日本語で下書きしてから「これを英訳して」と頼むパターン。文法は正しくても、日本語特有の前置きや婉曲表現がそのまま移植された、英語圏の人には回りくどいメールになります。
正解は、翻訳させるのではなく最初から英語のビジネスメールとして書かせること。伝えたい用件と関係性を日本語で渡せば、AIは英語圏の型——結論が先、依頼は明確、でも失礼ではない——で組み立ててくれます。
「We are always indebted to you. Regarding the matter of the meeting the other day, as a result of internal consideration...」…「お世話になっております」の直訳から始まる、英語ネイティブが読むと不思議な文面に。しかも「いつまで時間が必要か」という肝心の情報は、元の日本語にないので英語にもありません。
日本語のビジネスメールと英語のビジネスメールは、丁寧さの表現方法が根本的に違います。日本語は前置きと婉曲で敬意を示しますが、英語は明確さと相手の時間の節約で敬意を示します。直訳はこの変換をしてくれません。
また、日本語の「もう少しお時間を」のような曖昧表現は、英語圏では不誠実に見えることすらあります。翻訳ではなく「用件を渡して書かせる」ことで、この文化差ごと乗り越えられます。
【 】の中を自分の状況に書き換えて使ってください。全部埋まらなくても大丈夫——埋めた分だけ、出力があなた仕様になります。
無理に英語で下書きする必要はありません。伝えたい内容を日本語の箇条書きで渡すほうが、情報が正確に伝わり、出てくる英語も自然になります。
英語には敬語がない代わりに、語彙と構文で丁寧さが変わります。「Could you possibly...」と「Can you...」の距離感は、レベル指定しないとAIには決められません。
これがこのレシピの保険です。自分が送る文章の意味と温度を理解してから送れるので、「実は失礼な表現だった」という事故を防げます。英語の勉強にもなって一石二鳥です。
相手のメールを貼って「このメールの要点と、返信で答えるべき点を日本語で整理して」と頼み、そのまま「では返信を書いて」と続けるのが実戦の流れです。読解→返信を1つの会話で完結できます。
自力で書いた英文を貼って「文法ミスと、ネイティブに違和感を与える表現を指摘して。直しすぎず、私の文体は残して」と頼めば、英語力を保ったままAIを校正者として使えます。
「この種の問い合わせによく返信する。今後使い回せるよう、【】で穴埋めできるテンプレートにして」と頼めば、2回目からは穴埋めだけで済みます。
「合意した」「保証する」に相当する英語表現（agree, confirm, guarantee など）は法的な重みを持ちます。契約条件に触れるメールは、AIの下書きを叩き台にしつつ、確定表現は社内の然るべき人に確認してください。
同じ英語でも、米国・英国・シンガポール・インドではメール文化が微妙に違います。相手の国がわかっているなら「相手は英国企業」と一言足すと精度が上がります。
資料の意味を知りたいだけなら翻訳ツールが速いです。相手に送る文章を作るなら、文化的な型ごと変換してくれる生成AIが向いています。「翻訳」と「執筆」は別の仕事、と覚えておくと使い分けやすいです。
使えますが、必ず「日本語訳とニュアンス解説つき」で出させてください。内容を理解しないまま送信するのは、白紙の契約書にサインするのと同じです。解説を読んで納得してから送る、を習慣にしましょう。
レシピは覚えるより、今日の仕事でひとつ試すほうが早い。