「特になし」と書く前に。メモの断片から報告書を組み立てる。
週報がつらいのは、書くことがないからではなく、やったことを思い出して構造化するのが面倒だからです。そこで発想を変えます。日々は殴り書きのメモだけ残し、金曜にAIへ丸投げして報告書に組み立てさせる——書く仕事を、選ぶ仕事に変えるのです。
もうひとつ大事なのは、週報は「作業の記録」ではなく「上司への通信」だということ。上司が知りたいのは進んだか・困っていないか・次に何をするかの3点です。この構造をプロンプトに焼き込んでおけば、メモがどれだけ雑でも、出てくる報告は整います。
「今週はA社のWebサイト制作を進捗させました。また、会議に出席し、資料作成も行いました。来週も引き続き業務に取り組んでまいります」…嘘ではないが情報量ゼロの、読んだ上司が何のコメントもできない週報が出てきます。
渡した材料が「作業名の羅列」なので、出てくるのも作業名の作文です。AIは進捗の%も、詰まっている箇所も、あなたの頭の中にある文脈も知りません。
週報で価値があるのは実は「順調です」ではなく、課題と相談です。ところが課題はメモに残りにくく、AIにも渡されにくい。だからプロンプト側に「課題を聞き出す」仕掛けを入れておく必要があります。
【 】の中を自分の状況に書き換えて使ってください。全部埋まらなくても大丈夫——埋めた分だけ、出力があなた仕様になります。
「先週リスケしたA社の納期を気にしている」と伝えると、AIはその観点を軸に報告を組み立てます。週報は読み手ありきの文書——読み手の関心事こそ最重要の材料です。
「原稿がまだ来ない、まずいかも」のような独り言レベルのメモから、AIは【相談】に格上げしてくれます。自分では気づきにくい報告漏れを拾ってくれるのが、このプロンプトの隠れた価値です。
「盛らずに穴を開けろ」と指示することで、AIが数字を創作するのを防ぎつつ、自分がどこを埋めればいいかが一目で分かります。提出前の確認が「読む」から「穴を埋める」に変わります。
毎週の週報を溜めておき、「この12週分の週報から、半期の振り返り資料を作って。成果は数字を軸に、成長した点も拾って」と頼めば、評価面談の準備が一気に終わります。週報が資産に変わる瞬間です。
メンバー3人分の週報を貼って「部長向けにチームの週報として統合。重複を削って、チーム横断の課題を先頭に」と頼めば、マネージャーの取りまとめ仕事も短縮できます。
AIは指示しだいで実態より立派な報告も書けてしまいます。しかし週報の盛りは翌週の自分への借金です。プロンプトに「盛らない」を明記し、事実の割り増しには使わないでください。
走り書きメモには「◯◯さんの対応が遅い」のような感情も混ざりがちです。AIがそれを丁寧語に変換して週報に載せてしまうと、角が立ちます。人に関するメモは、渡す前に自分で取捨選択しましょう。
形式は不要です。チャットの自分宛てメモやメモアプリに、やったこと・気になったことを1行ずつ放り込むだけで十分。「後でAIが構造化する前提」なら、メモは雑であるほど続きます。
【要記入】の穴を埋め、進捗の%や日付が事実と合っているかを確認してから提出してください。特に「課題・相談」はあなたの言葉で書き直す価値があります。上司がいちばん読むのはそこだからです。
レシピは覚えるより、今日の仕事でひとつ試すほうが早い。